Patientenerinnerungen

[!SUCCESS] Nach diesem Kapitel können Sie Erinnerunglisten erstellen und Patienten über die dokumentierten Wege an Termine erinnern.

Auf einen Blick

Zielgruppe	Rezeption
Geschätzte Dauer	15-25 Minuten
Schwierigkeit	Mittel
Voraussetzungen	Termine sind vorhanden; für E-Mail/SMS ist DENSoffice-Zugriff eingerichtet.
Ergebnis	Patienten können gezielt telefonisch, per Liste, Serienbrief, E-Mail oder SMS erinnert werden.

Was ist das?

DENS.onTime unterstützt Patientenerinnerungen auf zwei Ebenen:

1. Erinnerungsliste über die Suchzentrale erstellen.
2. Einzelnen Patienten direkt aus einem Termin heraus per E-Mail oder SMS erinnern.

Der elektronische Versand per E-Mail oder SMS erfolgt über den Versand von DENSoffice. In DENS.onTime ist dafür keine separate Versandkonfiguration nötig.

Warum ist das wichtig?

Patientenerinnerungen reduzieren vergessene Termine und helfen der Rezeption, anstehende Termine systematisch abzuarbeiten. Gleichzeitig muss klar sein, dass E-Mail und SMS Kontaktdaten und Versandkonfiguration aus DENSoffice verwenden.

Voraussetzungen

Für Erinnerungsliste

• Termine sind in DENS.onTime vorhanden.
• Zeitraum, Terminarten und Terminstatus sind bekannt.

Für E-Mail und SMS

Für beide Versandarten:

• In DENS.onTime ist Zugriff auf die Daten von DENSoffice eingestellt.
• Der Patient aus DENS.onTime wird in DENSoffice gefunden.
• Name, Vorname und Geburtsdatum stimmen exakt überein.

Für E-Mail:

• Der E-Mail-Versand ist in DENSoffice konfiguriert.
• Der Patient besitzt in DENSoffice eine gültige E-Mail-Adresse.

Für SMS:

• SMS-Versand ist als kostenpflichtiger Dienst mit DENS GmbH vereinbart.
• Wenn bereits ein SMS-Vertrag für DENSoffice besteht, ist kein zusätzlicher Vertrag nötig.
• Der SMS-Versand ist in DENSoffice konfiguriert.
• Der Patient besitzt in DENSoffice eine gültige Handynummer.

Diese Funktion wirkt sich aus auf

• Patientenkommunikation
• Termintreue
• DENSoffice-Behandlungshistorie
• Erinnerungsliste und Druck
• Supportdiagnose bei Versandproblemen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Erinnerungsliste erstellen

1. Öffnen Sie in der Kalenderansicht F2 Suchen.
2. Wählen Sie den Karteireiter Erinnerungsliste.
3. Legen Sie den Zeitraum fest.
4. Wählen Sie Terminarten und Terminstatus, die berücksichtigt werden sollen.
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Das Ergebnis enthält:

• Datum,
• Zeit,
• Wochentag,
• Terminstatus,
• Patient mit Anschrift und Telefonnummer.

Alle Einträge sind nach der Suche zunächst angekreuzt.

Mögliche Weiterverarbeitung:

Funktion	Verwendung
Liste bereinigen	Entfernt Einträge, deren Haken entfernt wurde.
Übersichtsliste drucken	Erstellt eine manuell abzuarbeitende Liste.
Word Steuerdatei erzeugen	Erstellt eine Steuerdatei für Serienbriefe.

Abbildung: Suchzentrale mit Karteireiter „Erinnerungsliste“.

Abbildung: Ergebnis der Erinnerungsliste.

Einzelnen Patienten per E-Mail oder SMS erinnern

1. Wählen Sie im Kalender den Termin aus, zu dem der Patient benachrichtigt werden soll.
2. Öffnen Sie mit rechter Maustaste das Kontextmenü.
3. Wählen Sie Patient an Termin erinnern.
4. Wenn der Termin bereits verstrichen ist, meldet DENS.onTime, dass eine Erinnerung nicht sinnvoll ist.
5. Andernfalls öffnet sich der Dialog Patient an Termin erinnern.
6. Prüfen Sie den angezeigten Patientennamen.
7. Nutzen Sie bei Bedarf Mehr..., um weitere in DENSoffice gespeicherte Patientenstammdaten anzuzeigen.
8. Prüfen Sie die Kontrollkästchen eMail und SMS.
9. Bestätigen Sie mit OK.
10. DENS.onTime quittiert den Versand mit einer Meldung und schließt den Dialog.

Wenn Versandweg und Kontaktdaten in DENSoffice vorhanden sind, wird das jeweilige Kontrollkästchen im Normalfall bereits angekreuzt angeboten.

Abbildung: Kontextmenü am Termin mit „Patient an Termin erinnern“.

Abbildung: Dialog „Patient an Termin erinnern“.

Nachrichteninhalt verstehen

Die versendeten Nachrichten haben einen fest vorgegebenen Inhalt.

E-Mail:

Bestandteil	Inhalt
Betreff	Terminerinnerung Zahnarzt am Datum um Uhrzeit
Anrede	Sehr geehrte/r mit Name und Vorname
Text	Erinnerung an den Termin in der Zahnarztpraxis mit Datum und Uhrzeit
Abschluss	Mit freundlichem Gruß, Ihre Zahnarztpraxis
Praxisdaten	Praxisname, Straße/Nr., PLZ/Ort, Telefon aus Terminzettelangaben

SMS:

Bestandteil	Inhalt
Text	Erinnerung an den Termin in der Zahnarztpraxis mit Datum und Uhrzeit
Abschluss	Mit freundlichem Gruß, Ihre Zahnarztpraxis

Die Platzhalter wie Datum, Uhrzeit, Name und Praxisdaten werden durch die jeweiligen Inhalte ersetzt. Die Praxisangaben für den Terminzettel werden in DENS.onTime unter Systemdaten - Allgemeine Einstellungen gepflegt.

Dokumentation in DENSoffice

Ein erfolgreicher Versand wird in DENSoffice in der Behandlungshistorie des Patienten dokumentiert.

Dokumentiert werden:

• Zeitpunkt des Versands,
• Nachrichteninhalt,
• Pseudokürzel Mail für E-Mail,
• Pseudokürzel Smsdens für SMS.

So kann später nachvollzogen werden, ob und wann ein Patient erinnert wurde.

Erfolgskontrolle

• Die Erinnerungsliste enthält die erwarteten Termine.
• Unerwünschte Einträge wurden vor Weiterverarbeitung entfernt.
• E-Mail oder SMS wird nur angeboten, wenn Voraussetzungen erfüllt sind.
• Versand wird mit einer Meldung quittiert.
• Erfolgreicher Versand ist in DENSoffice dokumentiert.

Best Practices

• Nutzen Sie die Erinnerungsliste, um anstehende Termine systematisch vorzubereiten.
• Prüfen Sie vor E-Mail/SMS-Versand, ob der Patient eindeutig in DENSoffice gefunden wird.
• Halten Sie E-Mail-Adressen und Handynummern in DENSoffice aktuell.
• Verwenden Sie Übersichtsliste oder Word-Steuerdatei, wenn elektronische Benachrichtigung nicht möglich ist.

Häufige Probleme

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
E-Mail/SMS wird nicht angeboten	DENSoffice-Zugriff, Versandkonfiguration oder Kontaktdaten fehlen	Voraussetzungen prüfen
Patient wird nicht gefunden	Name, Vorname oder Geburtsdatum stimmen nicht exakt überein	Patientendaten in DENS.onTime und DENSoffice vergleichen
Erinnerung für vergangenen Termin nicht möglich	Termin liegt bereits in der Vergangenheit	Keine Erinnerung senden; Terminstatus oder Kommunikation prüfen
Versand nicht dokumentiert	Versand war nicht erfolgreich oder DENSoffice-Zuordnung fehlt	Meldung und Behandlungshistorie prüfen

FAQ

Braucht DENS.onTime eine eigene E-Mail- oder SMS-Konfiguration?

Nein. Der Versand erfolgt über DENSoffice.

Kann ich Patienten auch ohne E-Mail/SMS erinnern?

Ja. Über Erinnerungsliste, Ausdruck oder Word-Steuerdatei.

Was passiert, wenn der Termin schon vorbei ist?

DENS.onTime weist darauf hin, dass eine Erinnerung nicht sinnvoll ist.

Wo wird der Versand dokumentiert?

In der DENSoffice-Behandlungshistorie des Patienten.

Zusammenfassung

Patientenerinnerungen werden über die Suchzentrale vorbereitet oder direkt am Termin ausgelöst. Für elektronische Erinnerungen sind DENSoffice-Zugriff, passende Patientendaten und konfigurierte Versandwege entscheidend.