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Patienten

[!SUCCESS] Nach diesem Kapitel können Sie Patienten in DENS.onTime anlegen, suchen und patientenbezogene Stammdaten korrekt einordnen.

Auf einen Blick
Zielgruppe Rezeption, Praxisadministratoren
Geschätzte Dauer 20-30 Minuten
Schwierigkeit Mittel
Voraussetzungen Stammdaten sind über F9 erreichbar; DENSoffice-Zugriff optional eingerichtet.
Ergebnis Patienten sind für Terminvergabe und Kommunikation auffindbar und gepflegt.

Was ist das?

Im Patientenkatalog verwalten Sie Patienten, für die Termine vergeben werden.

Die Verwaltung der Patienten verhält sich nahezu identisch zur Mitarbeiterverwaltung, weil viele Angaben gleich sind:

  • Anrede,
  • Titel,
  • Name,
  • Geburtsdatum,
  • Anschriftenarten,
  • Kommunikationsarten.

Warum ist das wichtig?

Patienten sind Grundlage für Terminvergabe, Patientenauswahl, Erinnerungen, DENSoffice-Anzeige und Terminzettel. Je sauberer die Patientendaten sind, desto zuverlässiger funktionieren Suche und Kommunikation.

Voraussetzungen

  • Stammdaten sind über F9 Stamm erreichbar.
  • Anreden, Titel, Anschriftenarten und Kommunikationsarten sind vorhanden, falls benötigt.
  • Für Mehr... ist Zugriff auf DENSoffice-Daten in den Systemdaten eingerichtet.

Diese Funktion wirkt sich aus auf

  • Terminvergabe
  • Patientenauswahl
  • Patientenerinnerungen
  • DENSoffice-Datenanzeige
  • Terminzettel
  • Suche nach vorhandenen Terminen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Patienten suchen

Da die Anzahl der Patienten groß werden kann, nutzen Sie im Patientenkatalog das Feld Suche.

Die Suche funktioniert wie die Patientensuche im Kalender:

  • Eingabe der Anfangsbuchstaben des Nachnamens grenzt die Liste ein.
  • Nach Komma können Anfangsbuchstaben des Vornamens eingegeben werden.

Beispiel:

mu zeigt alle Patienten, deren Nachname mit „Mu“ anfängt.

Patientenkatalog mit Suchfeld

Abbildung: Patientenkatalog mit Suchfeld.

Patient anlegen

  1. Öffnen Sie F9 Stamm.
  2. Wählen Sie den Katalog Patienten.
  3. Drücken Sie F2 Neu.
  4. Geben Sie mindestens Name, Vorname und Geburtsdatum ein.
  5. Ergänzen Sie bei Bedarf Kontaktdaten.
  6. Speichern Sie mit F4 Speichern.

Neuer Patient im Patientenkatalog

Abbildung: Neuer Patient im Patientenkatalog.

[!TIP] Bereits in DENSoffice erfasste Patientendaten können bequem nach DENS.onTime übernommen werden, wenn aus DENSoffice eine Terminvereinbarung getroffen wird. Erfassen Sie Patienten zuerst in DENSoffice und übernehmen Sie sie bei Bedarf auf diese Weise nach DENS.onTime.

DENSoffice-Patientendaten anzeigen

Wenn in den Systemdaten festgelegt wurde, dass DENS.onTime Zugriff auf DENSoffice-Daten erhält, können Sie über Mehr... die in DENSoffice gespeicherten Patientenstammdaten des gewählten Patienten einsehen.

Die Datenanzeige selbst ist in Drucken und Export beschrieben, weil sie im Kalenderbereich dokumentiert ist.

Anreden verwalten

Anreden werden in Auswahllisten der Mitarbeiter und Patienten verwendet.

  1. Öffnen Sie F9 Stamm.
  2. Wählen Sie Anreden.
  3. Drücken Sie F2 Neu.
  4. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein.
  5. Bestätigen Sie mit OK.

Wenn die Bezeichnung einer Anrede geändert werden soll, löschen Sie die Anrede und legen Sie sie mit geänderter Bezeichnung neu an.

[!NOTE] Wenn eine Anrede über F3 Löschen gelöscht wird, bleibt sie dennoch bei Personen erhalten, denen sie bereits zugewiesen war.

Katalog Anreden

Abbildung: Katalog „Anreden“.

Titel verwalten

Titel werden ebenfalls in Auswahllisten der Mitarbeiter und Patienten verwendet.

  1. Öffnen Sie F9 Stamm.
  2. Wählen Sie Titel.
  3. Drücken Sie F2 Neu.
  4. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein.
  5. Bestätigen Sie mit OK.

Wenn ein Titel umbenannt werden soll, löschen Sie ihn und legen Sie ihn mit geänderter Bezeichnung neu an.

[!NOTE] Wenn ein Titel über F3 Löschen gelöscht wird, bleibt er dennoch bei Personen erhalten, denen er bereits zugewiesen war.

Anschriftenarten verwalten

Anschriftenarten werden bei Mitarbeitern und Patienten verwendet.

  1. Öffnen Sie F9 Stamm.
  2. Wählen Sie Anschriftenarten.
  3. Drücken Sie F2 Neu, um eine Anschriftenart anzulegen.
  4. Wählen Sie eine Anschriftenart und drücken Sie F3 Löschen, um sie zu entfernen.

[!IMPORTANT] Durch das Löschen einer Anschriftenart entfernen Sie diese aus sämtlichen Mitarbeitern und Patienten.

Kommunikationsarten verwalten

Kommunikationsarten wie Telefon, Handy oder E-Mail werden bei Mitarbeitern und Patienten verwendet.

  1. Öffnen Sie F9 Stamm.
  2. Wählen Sie Kommunikationsarten.
  3. Drücken Sie F2 Neu, um eine Kommunikationsart anzulegen.
  4. Wählen Sie eine Kommunikationsart und drücken Sie F3 Löschen, um sie zu entfernen.

[!IMPORTANT] Durch das Löschen einer Kommunikationsart entfernen Sie diese aus sämtlichen Mitarbeitern und Patienten.

📷 Screenshot

Kataloge „Anschriftenarten“ und „Kommunikationsarten“.

Hervorhebung: F2 „Neu“, F3 „Löschen“, Eintragsliste und Warnhinweis zur Entfernung aus Personen.

Erfolgskontrolle

  • Patient ist im Patientenkatalog auffindbar.
  • Name, Vorname und Geburtsdatum sind gepflegt.
  • Kontaktdaten sind bei Bedarf ergänzt.
  • Mehr... zeigt DENSoffice-Daten, wenn Zugriff und Zuordnung vorhanden sind.
  • Anreden, Titel, Anschriftenarten und Kommunikationsarten sind korrekt verfügbar.
  • Löschwirkungen bei Anschriften- und Kommunikationsarten wurden beachtet.

Best Practices

  • Erfassen Sie Patienten bei DENSoffice-Nutzung möglichst zuerst in DENSoffice.
  • Nutzen Sie die Suchfunktion, bevor Sie einen Patienten neu anlegen.
  • Pflegen Sie Geburtsdatum sorgfältig, weil es bei DENSoffice-Zuordnung wichtig sein kann.
  • Löschen Sie Anschriften- und Kommunikationsarten nur nach Prüfung, weil sie aus allen Personen entfernt werden.

Häufige Probleme

Problem Mögliche Ursache Lösung
Patient wird nicht gefunden Suchbegriff zu eng oder Schreibweise abweichend Nachname/Vorname stufenweise suchen
DENSoffice-Daten erscheinen nicht Zugriff nicht eingerichtet oder Patient nicht eindeutig gefunden Einstellung und Patientendaten prüfen
Anrede oder Titel fehlt Stammdatenkatalog nicht ergänzt Anrede/Titel anlegen
Kommunikationsdaten verschwinden Kommunikationsart wurde gelöscht Löschvorgang prüfen und Daten neu pflegen

FAQ

Welche Mindestdaten braucht ein neuer Patient?

Name, Vorname und Geburtsdatum.

Kann ich DENSoffice-Daten aus DENS.onTime ändern?

Nein. Sie können über Mehr... angezeigt werden, wenn Zugriff eingerichtet ist.

Was passiert beim Löschen einer Kommunikationsart?

Sie wird aus sämtlichen Mitarbeitern und Patienten entfernt.

Bleibt eine gelöschte Anrede bei vorhandenen Personen erhalten?

Ja. bleibt sie bei Personen erhalten, denen sie bereits zugewiesen war.

Zusammenfassung

Patienten werden in den Stammdaten gepflegt und über das Suchfeld gefunden. Anreden, Titel, Anschriftenarten und Kommunikationsarten stützen Mitarbeiter- und Patientenverwaltung und haben unterschiedliche Löschwirkungen.