Patientenkommunikation

[!SUCCESS] Nach diesem Kapitel können Sie SMS-Vorlagen und Patientenkommunikation der Praxis verwalten.

Auf einen Blick

Zielgruppe	Praxisadministratoren
Geschätzte Dauer	20-30 Minuten
Schwierigkeit	Mittel
Voraussetzungen	DENS.onLine ist aktiv; SMS-Funktionen sind verfügbar
Ergebnis	SMS-Typen, Vorlagen, Variablen, Validierung, Test-SMS und DENS-Vorlagen sind nachvollziehbar.

Was ist das?

Patientenkommunikation verwaltet SMS-Vorlagen der eigenen Praxis. Ein SMS-Typ steht für einen bestimmten Anlass einer Nachricht, zum Beispiel Erinnerung, Änderung oder Feedback. Dieses Kapitel beschreibt, wie die Praxis ausgehende Kommunikation konfiguriert, nicht wie Patienten eine Buchung abschließen.

Warum ist das wichtig?

Falsche Vorlagen, fehlende Variablen oder SMS-Versandprobleme können beeinflussen, ob Patienten automatische Nachrichten korrekt erhalten.

Beispiel: Eine Praxis möchte in Erinnerungs-SMS den Praxisnamen und die Terminzeit anzeigen. Dann müssen Vorlage und Variablen gemeinsam geprüft werden.

Voraussetzungen

• SMS ist für die Praxis aktiv.
• SMS-Vorlage ist vorhanden.
• Benutzer besitzt die nötigen Rechte für SMS-Vorlagen.

Diese Funktion wirkt sich aus auf

• Buchungsbestätigung,
• Absagen,
• Terminänderungen,
• Terminerinnerungen,
• Feedback-/Bewertungs-SMS,
• SMS-Statistik.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

SMS-Vorlagen verwalten

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Wählen Sie Patientenkommunikation.
3. Wählen Sie den SMS-Typ.
4. Prüfen Sie die aktuell wirksame Vorlage.
5. Bearbeiten Sie die Praxisvorlage.
6. Prüfen Sie Variablen und Status.
7. Speichern Sie die Vorlage oder brechen Sie die Bearbeitung ab.
8. Testen Sie die Vorlage bei Bedarf per Test-SMS.

Abbildung: SMS-Vorlagen im Bereich Patientenkommunikation mit Vorlage, Status, Variablen, Test-SMS und DENS-Vorlage.

Abbildung: Patientenkommunikation im Einstellungsbereich des Praxisadmin-Menüs.

Abbildung: Auswahl des SMS-Typs für die zu bearbeitende Vorlage.

Variablen verwenden

Die Oberfläche zeigt verfügbare Variablen mit Beispielwerten an. Variablen müssen exakt übernommen werden; Schreibweise, Sonderzeichen und Begrenzungszeichen dürfen nicht verändert werden.

Abbildung: Variablenliste mit Pflicht- und optionalen Variablen sowie Kopierfunktion.

Status der Vorlage prüfen

Status	Bedeutung	Auswirkung
Fehler	Pflichtvariable fehlt oder Text ist unvollständig.	Speichern ist blockiert.
Erfolgreich	erforderliche Variablen sind enthalten.	Vorlage kann gespeichert werden.

Abbildung: Fehlerstatus bei fehlender Pflichtvariable.

Abbildung: Erfolgreicher Status, wenn die Vorlage die erforderlichen Variablen enthält.

DENS-Vorlage wiederherstellen

Über DENS Vorlage kann die Praxisvorlage für den gewählten SMS-Typ auf die DENS-Vorlage zurückgesetzt werden. Die Oberfläche fragt vorher nach einer Bestätigung. Bei Bestätigung wird die aktuelle Praxisvorlage gelöscht und der Text auf die DENS-Vorlage gesetzt.

Abbildung: Bestätigungsdialog zum Zurücksetzen einer Praxisvorlage auf die DENS-Vorlage.

Test-SMS senden

Mit Test SMS senden kann die gespeicherte Vorlage geprüft werden. Im Testdialog werden Ländervorwahl und Empfängernummer angegeben. Die Test-SMS nutzt Beispieldaten.

Abbildung: Dialog zum Versand einer Test-SMS mit Ländervorwahl und Mobilnummer.

Erfolgskontrolle

• Vorlage enthält erforderliche Variablen.
• Vorlage kann gespeichert werden.
• Test-SMS kann mit korrekter Ländervorwahl und Mobilnummer ausgelöst werden.

Best Practices

• Variablen immer aus der Liste übernehmen.
• Wirksame Vorlage und DENS-Vorlage unterscheiden.
• SMS-Code-Verifizierung im Buchungsportal nicht mit SMS-Vorlagen verwechseln.

Häufige Probleme

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
Vorlage lässt sich nicht speichern	Pflichtvariable fehlt oder Variable wurde verändert	Status prüfen und Variable exakt übernehmen
Test-SMS kommt nicht an	Nummer, Sperrliste, Praxis-SMS oder Providerproblem	Nummer, Sperrliste und SMS-Status prüfen

FAQ

Gehört der SMS-Code zur Patientenkommunikation?

Nein. Die SMS-Code-Verifizierung gehört zum Buchungsflow im Buchungs-Applet.

Zusammenfassung

Patientenkommunikation verwaltet SMS-Vorlagen, Variablen, Validierung, Test-SMS und DENS-Vorlagen.