Patientenkommunikation

[!SUCCESS] Nach diesem Kapitel können Sie SMS-Vorlagen und Patientenkommunikation der Praxis verwalten.

Auf einen Blick

Zielgruppe	Praxisadministratoren
Geschätzte Dauer	20-30 Minuten
Schwierigkeit	Mittel
Voraussetzungen	DENS.onLine ist aktiv; SMS-Funktionen sind verfügbar
Ergebnis	SMS-Typen, Standardvorlagen, terminartspezifische Texte, Variablen, Validierung, Test-SMS und DENS-Vorlagen sind nachvollziehbar.

Was ist das?

Patientenkommunikation verwaltet SMS-Texte der eigenen Praxis. Ein SMS-Typ steht für einen bestimmten Anlass einer Nachricht, zum Beispiel Erinnerung, Änderung oder Feedback. Für jeden SMS-Typ gibt es einen Standard-SMS-Text, der für alle Terminarten gilt, für die kein eigener Text hinterlegt ist. Zusätzlich können Sie für einzelne Terminarten einen abweichenden Text speichern. Dieses Kapitel beschreibt, wie die Praxis ausgehende Kommunikation konfiguriert, nicht wie Patienten eine Buchung abschließen.

Warum ist das wichtig?

Falsche Vorlagen, fehlende Variablen oder SMS-Versandprobleme können beeinflussen, ob Patienten automatische Nachrichten korrekt erhalten.

Beispiel: Eine Praxis möchte in Erinnerungs-SMS den Praxisnamen und die Terminzeit anzeigen. Für einen bestimmten Termin kann sie zusätzlich einen eigenen Hinweis oder einen Link zur Anamnese-Seite hinterlegen. Dann müssen SMS-Typ, Terminart, Text und Variablen gemeinsam geprüft werden.

Voraussetzungen

• SMS ist für die Praxis aktiv.
• SMS-Vorlage ist vorhanden.
• Benutzer besitzt die nötigen Rechte für SMS-Vorlagen.

Diese Funktion wirkt sich aus auf

• Buchungsbestätigung,
• Absagen,
• Terminänderungen,
• Terminerinnerungen,
• Feedback-/Bewertungs-SMS,
• SMS-Statistik.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

SMS-Vorlagen verwalten

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Wählen Sie Patientenkommunikation.
3. Wählen Sie den SMS-Typ.
4. Prüfen Sie die aktuell wirksame Vorlage.
5. Bearbeiten Sie die Praxisvorlage.
6. Prüfen Sie Variablen und Status.
7. Speichern Sie die Vorlage oder brechen Sie die Bearbeitung ab.
8. Testen Sie die Vorlage bei Bedarf per Test-SMS.

Abbildung: SMS-Vorlagen im Bereich Patientenkommunikation mit Vorlage, Status, Variablen, Test-SMS und DENS-Vorlage.

Abbildung: Patientenkommunikation im Einstellungsbereich des Praxisadmin-Menüs.

Abbildung: Auswahl des SMS-Typs für die zu bearbeitende Vorlage.

SMS-Texte nach Terminart spezialisieren

Der Standard-SMS-Text bleibt die gemeinsame Vorlage für den gewählten SMS-Typ. Er wird automatisch verwendet, wenn für die konkrete Terminart kein eigener Text hinterlegt ist.

Für Ausnahmen können Sie den SMS-Typ mit einer Terminart kombinieren:

1. Wählen Sie den SMS-Typ aus, zum Beispiel Terminerinnerung.
2. Öffnen Sie den Bereich Aktive SMS-Texte für diesen SMS-Typ.
3. Lassen Sie den Standard-SMS-Text unverändert oder bearbeiten Sie ihn als gemeinsame Grundlage.
4. Wählen Sie + Terminart hinzufügen.
5. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Terminart aus.
6. Bearbeiten und speichern Sie den Text für diese Kombination aus SMS-Typ und Terminart.

Für den Versand wird zuerst geprüft, ob für SMS-Typ und Terminart ein eigener Text vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, verwendet DENS.onLine den Standard-SMS-Text. So können Sie beispielsweise nur bei bestimmten Behandlungsterminen einen Hinweis zur Vorbereitung oder einen Link zur Anamnese-Seite ergänzen, während alle anderen Termine den Standardtext erhalten.

Abbildung: Standard-SMS-Text und terminartspezifische Texte im Bereich Patientenkommunikation.

Auch bei terminartspezifischen Texten gelten die Regeln für Pflichtvariablen, Zeichenlänge und SMS-Segmente. Prüfen Sie daher jede neue Variante vor dem Speichern und verwenden Sie die Testfunktion, wenn Sie den Versand kontrollieren möchten.

Variablen verwenden

Die Oberfläche zeigt verfügbare Variablen mit Beispielwerten an. Variablen müssen exakt übernommen werden; Schreibweise, Sonderzeichen und Begrenzungszeichen dürfen nicht verändert werden.

Abbildung: Variablenliste mit Pflicht- und optionalen Variablen sowie Kopierfunktion.

Status der Vorlage prüfen

Status	Bedeutung	Auswirkung
Fehler	Pflichtvariable fehlt oder Text ist unvollständig.	Speichern ist blockiert.
Erfolgreich	erforderliche Variablen sind enthalten.	Vorlage kann gespeichert werden.

Abbildung: Fehlerstatus bei fehlender Pflichtvariable.

Abbildung: Erfolgreicher Status, wenn die Vorlage die erforderlichen Variablen enthält.

DENS-Vorlage wiederherstellen

Über DENS Vorlage kann die Praxisvorlage für den gewählten SMS-Typ auf die DENS-Vorlage zurückgesetzt werden. Die Oberfläche fragt vorher nach einer Bestätigung. Bei Bestätigung wird die aktuelle Praxisvorlage gelöscht und der Text auf die DENS-Vorlage gesetzt.

Abbildung: Bestätigungsdialog zum Zurücksetzen einer Praxisvorlage auf die DENS-Vorlage.

Test-SMS senden

Mit Test SMS senden kann die gespeicherte Vorlage geprüft werden. Im Testdialog werden Ländervorwahl und Empfängernummer angegeben. Die Test-SMS nutzt Beispieldaten.

Abbildung: Dialog zum Versand einer Test-SMS mit Ländervorwahl und Mobilnummer.

Erfolgskontrolle

• Vorlage enthält erforderliche Variablen.
• Terminartspezifischer Text ist der richtigen Kombination aus SMS-Typ und Terminart zugeordnet.
• Für Terminarten ohne Spezialisierung bleibt der Standard-SMS-Text wirksam.
• Vorlage kann gespeichert werden.
• Test-SMS kann mit korrekter Ländervorwahl und Mobilnummer ausgelöst werden.

Best Practices

• Variablen immer aus der Liste übernehmen.
• Den Standard-SMS-Text als gemeinsame Grundlage pflegen und nur notwendige Ausnahmen spezialisieren.
• Terminartspezifische Hinweise nur bei den Terminarten hinterlegen, für die sie tatsächlich gelten.
• Wirksame Vorlage und DENS-Vorlage unterscheiden.
• SMS-Code-Verifizierung im Buchungsportal nicht mit SMS-Vorlagen verwechseln.

Häufige Probleme

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
Vorlage lässt sich nicht speichern	Pflichtvariable fehlt oder Variable wurde verändert	Status prüfen und Variable exakt übernehmen
Test-SMS kommt nicht an	Nummer, Sperrliste, Praxis-SMS oder Providerproblem	Nummer, Sperrliste und SMS-Status prüfen
Falscher Text wird versendet	Für die Kombination aus SMS-Typ und Terminart ist kein eigener Text gespeichert	Terminart und SMS-Typ prüfen; ansonsten gilt der Standard-SMS-Text

FAQ

Gehört der SMS-Code zur Patientenkommunikation?

Nein. Die SMS-Code-Verifizierung gehört zum Buchungsflow im Buchungs-Applet.

Was passiert ohne terminartspezifischen Text?

Für die Terminart wird automatisch der Standard-SMS-Text des gewählten SMS-Typs verwendet.

Zusammenfassung

Patientenkommunikation verwaltet SMS-Typen, Standard-SMS-Texte und terminartspezifische Varianten sowie Variablen, Validierung, Test-SMS und DENS-Vorlagen.